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住宿隐私政策

1. 谁负责收集的数据?

OG视讯是 数据控制器 对于OG视讯处理的个人信息, 除非另有说明, 并在资讯专员公署(ICO)注册.

如果您对本隐私声明有任何疑问, please contact our 合规、治理和风险 team.

邮政地址:
OG视讯
合规、治理和风险
Lafrowda房子
圣日耳曼道
埃克塞特
EX4 6 tl

电子邮件: dataprotection@埃克塞特.ac.uk

电话:01392 726842

该大学的 资料保障主任 也可以通过以上详情联系.

2. 什么是个人资料?

简单来说， 个人资料 信息是否能识别并与你相关, 或与大学持有的其他资料一并提供. 特殊类别数据 GDPR所说的个人数据更敏感，因此需要更多保护吗.

与刑事指控有关的资料, 诉讼, 犯罪, 定罪或相关安全措施属于 刑事犯罪数据 并受到单独的保护.

3. 你持有什么类型的个人资料?

OG视讯目前收集和处理以下信息:

  • 您的全名
  • 学号(如知道)
  • 所有存档的学生照片
  • 您的家庭/永久和学期地址以及其他联系信息，如固定电话/移动电话号码和电子邮件地址
  • 你的出生日期
  • 你的国籍
  • 你目前或最近的教育机构名称
  • 任何残疾或其他医疗资料已提供给大学
  • 通过闭路电视录像收集的图像

4. 你是如何得到我的个人资料的?你为什么有这些资料?

OG视讯处理的大部分个人信息是由您直接提供给OG视讯的，原因如下:

  • 你已经通过大学和学院招生服务中心(UCAS)申请在该大学学习并填写了入学表格;
  • 你已经完成了OG视讯的招生程序和/或注册为OG视讯的学生;
  • 已注册住宿户口及/或完成住宿申请;
  • 您通过电话、电子邮件、亲自或通过社交媒体进行了询问或提出了关切;
  • 您使用过或与大学支持服务(如财务)进行过互动, 健康服务, 房地产巡逻, 学生案例或SID团队.


OG视讯还在以下情况下间接接收个人信息:

  • 由大学地产巡警通过闭路电视录像收集的图像;
  • 来自内政部或其他第三方与你的家庭或国际学生身份有关的信息;
  • 来自第三方的有关住宿申请的信息, 合同和/或随后的住所, 比如福利服务和福利团队;
  • 与你的资金有关的第三方来源, 比如学生贷款公司或你的担保人.


OG视讯曾在何处说过OG视讯从第三方来源获得有关您的个人资料, OG视讯将确保第三方有合法权力向OG视讯提供这些信息.

根据《OG视讯》(GDPR), OG视讯处理这些信息的合法依据是:

  1. 你明确而自由的同意
  2. OG视讯有合同义务
  3. OG视讯有法律义务
  4. OG视讯有切身利益
  5. OG视讯需要它来执行一项公共任务
  6. OG视讯有合法的利益

5. 你如何处理你所掌握的信息?

OG视讯使用您提供给OG视讯的资料是为了:

  • 处理您的查询，并在您要求OG视讯提供资料时与您联系;
  • 培训OG视讯的员工，为您提供最优质的服务;
  • 处理您的投诉，以改善OG视讯的业务;
  • 确认你是一名学生;
  • 允许您注册和使用住宿帐户;
  • 确保与你签订的任何合同都是正确的;
  • 为您提供住宿及餐饮服务(如适用);
  • 确定是否需要为您做任何调整(例如.g. 未满18岁者);
  • 为您提供大学支持服务，如福利服务, 福利和居住生活;
  • 在您入住期间，向您发送有关影响您或您房间的事项的服务信息;
  • 能够向当地委员会提供你是学生的证据;
  • 办理与您住宿有关的任何行政事务;
  • 保护OG视讯网站上的居民、员工和其他第三方;
  • 处理和收回应付的住宿费;
  • 预防和发现犯罪活动，欺诈和滥用或损害OG视讯的财产;
  • 处理任何投诉, 就学生的不当行为进行调查及纪律处分程序;
  • 监测OG视讯遵守平等立法的情况;
  • 支持OG视讯扩大高等教育机会的承诺, 鼓励学生群体的多样性，并为实现这一目标提供适当的支持;
  • 在紧急情况下，保护自己或他人的切身利益;
  • 遵守OG视讯对学生的照顾义务. 在这种情况下, 的幸福, 福利和居住生活团队可能有理由处理个人和敏感的个人数据.


在得到您明确同意的情况下，OG视讯将使用您提供给OG视讯的信息:

  • 考虑任何残疾、健康问题或状况，并为其提供额外支持;
  • 有关OG视讯为住客举办的活动或OG视讯认为您可能感兴趣的活动，请与您联系;
  • 邀请您参加学生焦点小组和/或调查;
  • 邀请您参与OG视讯的市场活动, 这可能包括使用你的图像或创建视频, 视频博客或社交媒体内容.

出于以下特定原因，OG视讯可能需要与某些第三方共享您的个人数据:

  • 使指定住宿提供者(如使用)与您签订合同，并随后为您提供服务和设施. 这一目的可能包括处理您选择披露的与住宿有关的健康状况或残疾的敏感个人数据. OG视讯将在报价时通知你方指定的供应商. 资料亦可能会公布给任何与住宿有关的业主及承建商.
  • 管理住宿合同和学生债务的偿还, 内部恢复尝试被证明是不成功的. OG视讯可以使用大学的外部代理，包括(但不限于)律师, 债务追讨代理人, 审裁处及法庭.
  • 向大学提供外部托管的资讯科技服务或产品. 该等资料只会用于提供合约服务, 并根据与大学的协议条款. 目前已批准的IT和基础设施提供商包括CampusLife, 格莱德学生(有线网络有限公司), Occam Systems Ltd (Kinetic Solutions Ltd的一部分), 板组, 部落和WPM.
  • 当, 在非常特殊的情况下, 最好是联系紧急服务, 向你的家人或近亲提供你的个人信息，以确保你的健康.
  • 协助内政部和其他国际和国家政府及监管机构评估学生的移民身份.
  • 协助警察或其他监管机构，如福利或税务稽查员，英国签证 & 移民和外交及联邦事务部根据调查或披露的潜在犯罪或国家安全事项.
  • 根据地方当局的要求，用于议会税收评估或选举目的，以及处理照顾离职者奖学金.
  • 使学生会为你提供会员资格及建议服务.
  • 协助大学的保险公司, 外部审计员和外部监管机构，如健康及安全执行处，在机构内部发生意外或事件时进行调查. 在这种情况下，只有在获得明确同意的情况下才会披露敏感的个人数据, 披露符合重大的公众利益, 或为设立所必需, 行使、辩护或法律要求.


OG视讯在哪里提供其他机构网站的链接, 本隐私声明并不涵盖该机构如何处理个人信息. OG视讯鼓励您阅读您访问的其他网站上的隐私声明.

大学可能会以上述以外的方式处理您的个人资料. 这已在大学的学生资料保护资料中作了解释，该资料可在以下网址查阅: http://www.OG视讯.ac.英国/Privacy/学生/.

6. 你是否将我的个人资料转移到其他国家?

在英国哪些地方共享数据, 或欧洲经济区(EEA), 第三方将被要求遵守和保护GDPR条款下的数据.

在可能的情况下，OG视讯不会将您的数据传输到欧洲经济区(EEA)以外的地区。. 然而，在某些情况下，这是不可避免的. 如果OG视讯确实需要将您的个人数据转移出EEA(称为“受限转移”), OG视讯确保为其提供类似程度的保护. OG视讯只会在欧盟委员会的“充分性决定”涵盖的情况下，对您的个人信息进行有限制的转移。, 适当的维护, 或GDPR第49条规定的“例外”之一.

你可以在ICO的网站上找到更多关于这些保障措施的信息: http://ico.org.uk/for-organisations/guide-to-data-protection/guide-to-the-general-data-protection-regulation-gdpr/international-transfers/

7. 您如何存储我的信息?

大学致力于在任何时候保护您的隐私和个人数据，重要的是OG视讯能够展示OG视讯是如何实现这一目标的.

  • 以确保您的电子数据受到保护, 埃克塞特it支持的系统数据定期备份到三个数据中心，这些数据中心具有各种访问控制措施.
  • 受支持的IT系统还具有适当的技术安全控制，例如安全网络, 防火墙, 笔记本电脑上的恶意软件保护和全磁盘加密. 这一切都由强有力的信息治理和安全政策以及附属政策所支撑.
  • 由指定的管理员授予对住宿管理软件和安全共享网络文件空间中保存的电子文件的适当级别的访问权限.
  • Paper records and documentation are filed in locked storage within access-controlled offices; while passes and key cards are required to gain access to our buildings.

OG视讯只会在需要时保留您的个人资料，以完成OG视讯收集资料的目的, 包括满足任何合法的目的, 监管, 税, 会计或报告要求.

一般来说, OG视讯将在您大学学业结束后最多保留您的个人资料6年. 在此期间结束时(如果OG视讯不需要保存该等信息那么长时间，可能会更早)，您的个人资料将被安全地销毁和/或从OG视讯的记录中删除.

有关你的个人资料各方面的保存期限详情，请参阅OG视讯的纪录保存时间表，该时间表可于 http://www.OG视讯.ac.uk/accommodation/legal/records/.

8. 我有什么权利?

根据数据保护法，您的权利包括:

  • 进入的权利 -你有权要求OG视讯提供你的个人资料副本.
  • 整改权 -您有权要求OG视讯更新您认为不准确或不完整的信息.
  • 删除的权利 -在某些情况下，您有权要求OG视讯删除您的个人信息.
  • 加工限制权 -您有权要求OG视讯在某些情况下限制处理您的信息.
  • 反对处理的权利 -您有权要求OG视讯在某些情况下限制处理您的信息.
  • 数据携带权 -你有权要求OG视讯将你提供给OG视讯的资料转移给其他机构, 或者对你来说, 在某些情况下.   
  • 与自动化决策和分析相关的权利 -您有权不受仅基于自动处理的决定的影响, 包括分析, 对你有法律上或类似的重大影响. 目前，OG视讯不进行这类个人信息处理.


有关所有这些权利的更详细解释，可从信息专员办公室的网站 http://ico.org.英国/ your-data-matters /

您无需为行使您的权利或访问您的数据而支付任何费用. 但是OG视讯可以收取合理的费用, 或者拒绝你的请求, 如果你的要求毫无根据, 重复或过度. 如果您提出要求，OG视讯有一个月的时间来回复您.

请与大学的资料保护主任联络 dataprotection@埃克塞特.ac.uk 如果你想提出要求.

9. 如果我有任何疑问，可以怎样做?

OG视讯的目标是对处理您的个人数据的方式保持透明，但OG视讯理解您可能仍有疑问或顾虑. 如果您有任何不清楚的地方，请首先OG视讯的合规部门, 治理和风险团队通过 dataprotection@埃克塞特.ac.uk or 01392 726842.  

如果您对OG视讯使用您的数据的方式仍然不满意，那么您有权向ICO投诉. 有关如何向OG视讯提出关注或向ICO提交问题的进一步建议，可通过ICO网站获得: http://ico.org.英国/提出投诉

ICO的地址:

资讯专员公署
威克利夫的房子
水通道
Wilmslow
柴郡
SK9 5房颤

求助电话:0303 123 1113

10. 本隐私声明的状态

本隐私声明最后更新日期为 2023年1月23日.

11. 营销的同意

在你在大学或指定的合作伙伴住宿期间，OG视讯希望随时通知你在OG视讯的宿舍或与宿舍生活团队一起举行的特别活动. OG视讯认为这些是提高你在大学经历的重要途径. 您将被问及是否愿意同意在住宿申请中接收这些电子邮件通信.

您可以随时更新您的营销偏好，只需登录您的住宿账户，点击“账户”和“我的个人信息”即可。.

请注意: 在申请住宿的各个关键阶段，OG视讯也会通过电子邮件与您联系, 然后就有关住宅的运作事宜，如计划维修等，向你提供建议, 更改宿舍接待处开放时间, 即将进行的检查等. 这些是合同而不是“营销”通信，因此不受同意要求的约束.

12. 特殊类别个人数据使用同意书:健康

在OG视讯，OG视讯希望能够帮助任何有健康问题或残疾的学生获得适合他们需求的住宿. 为了做到这一点, OG视讯可能需要处理有限数量的与健康相关的个人数据(属于特殊类别的个人数据), 以便OG视讯检查您的住宿资格，并确保您的需求得到满足. 这可能是您直接提供给住宿服务部门的信息, 或者，如果您已经明确同意，则可以通过第三方(如大学福利服务或招生)传递给OG视讯.

作为住宿申请流程的一部分(或在申请流程之外与OG视讯联系的任何其他时间)，您将被问及您是否同意OG视讯使用您的个人数据来支持您的住宿申请.

如果您同意OG视讯以这种方式使用您的个人资料, 这样，OG视讯就可以在分配住宿时考虑到你的健康或医疗要求, 并确保在您到达之前，您房间内所需的任何设备/设施都已准备就绪.

如果您不同意OG视讯以这种方式使用您的个人资料, 然后，OG视讯将以与其他学生相同的方式处理您的住宿申请，没有医疗要求. OG视讯将忽略您在申请中添加的关于任何医疗要求的任何额外说明.

你可以随时改变主意，同意使用你的健康信息，以书面确认 埃克塞特AO@埃克塞特.ac.uk 并使用“住宿医疗同意书”的查询标题.

请注意: 在某些情况下，出于社会保障/保护的需要，处理此类医疗/健康数据可能是合理的, 保护您的重大利益和/或重大公共利益的原因或您已公开的信息. 当这些理由适用时，OG视讯将不需要您的明确同意.